2011年04月23日

他人にものを頼むということは他人というアプリケーションをインストールすること(そしてエクセルが上達する)

 3月4月、忙しかった理由の一つが、人事改変。
 父の個人ハウスキーパー(2名)、会社(経理担当者1名)ロービューティジャパン(経理担当者1名)と、ハローワークに募集かけるところからやって面接して雇用契約書作って出勤簿作って業務日誌作って作業工程表作ってた。。。

 他人にものを頼むというのは、相手が確実に飲み込める言葉で説明しないといけない。つまり、相手とというアプリケーションをインストールして、それがちゃんとオペレーションできるように、共通言語を探らないといけないということだ。これが案外難しい(父にとってはのたうちまわるほど難しい)。が、ここで、たとえ後任の人が来たとしてもすぐに仕事ができるようにシステム作りする作業に着手することになり、手がかかったけど、たぶん、どこかでやらないといけない必要なことを一つ一つ終わらせていった。

 おかげでエクセルがうまくなった。今まで計算するだけだったけど、今回は、誰からも見やすいように、レイアウトとか、どのように表組みするかなどが短時間でできるようになった。
posted by 石とも at 00:47| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2011年04月15日

コクヨのスリムノートに、モレスキン風まちつきポケットをつけてみた

このノート、本当にすごい。他のはもう使いたくない。
何がすごいって、余白ができない。
目を動かす横幅がせまいので、読むのが速くなる。
電車の中で開きやすい。机の上でも場所とらない。




東京に帰って来てから、タスクが多すぎるので、業務日誌として使うようになった。1日1見開き。
slim01.jpg

それに、試写状やコンビニ払込票などを入れたいので、モレスキンみたいに最後にポケットをつけることにした。それもまちつきの。
slim02.jpg
↑うまくまちの写真が撮れませんでしたが。。。

ちなみに封筒はプレマさんのが厚くて丈夫。

posted by 石とも at 00:30| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2010年08月04日

新しいファイリング・システム

 新アシスタントさんの指導により、ファイリング・システムが進捗あり。

・その日の書類(とくに郵便)を未整理ボックスにいれるのだが、このとき、絶対に封筒のまま入れない。全部開いて、1件1フォルダでクリアフォルダに入れ、それを箱に立てる。
 封筒のままでなくクリアフォルダに入れるのは、揃えて見た目を美しくするため。ここですっきり感とごちゃごちゃ感を出すのでは、精神衛生がまるで違う。

・各フォルダにポストイットに名前を書いてはる。行き先が決まっているものは、そのフォルダの名前をつける。実際のファイリングは、アシスタントさんがしてくれる。

・入金しないといけない請求書などは、する日を決める。(この際、毎月10日と25日とか決めた方がいいのかもしれない。今まで、請求書ためると運が下がる気がして、速攻振り込んでたけど、これだと毎日仕事がだらだら終わらない)

・その他事務作業は、毎週、アシスタントさんが来た日にやる。契約書などはその日に書いて、アシスタントさんに渡して、帰り道に投函してもらう。

・すごく見やすくなったのは、原稿の資料。アシスタントさんがいる日に資料も見渡す。原稿というのはこの時間に頭の中にできていく(手を動かし始めたときはできている)ので、頭がすごく整理される。

posted by 石とも at 22:15| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

アシスタントさんと夏の缶詰の場所確保(う、嬉しい……)

 昨年末から経理アシスタントを頼んできたのだが、月に1回だったのが2回になり、今月からついに毎週お願いすることにした。もー、ファイリングは誰かにまかせるときだと決断した。最近、ローフードになる前よりフォトリーディングを習う前より、「第1領域(重要かつ緊急)」が増えてしまっている。請求書の支払とか、いろいろ。「第2領域(緊急でないが重要)」に全然入れない。

 実は、夢がかなった……。
 う、嬉しい……。
 これから、コンテンツ作りと語学学習に精進いたします。

 そして、夏休みは、これまた、念願の
「実家にいるが、ほっといてもらう」
 がついに実現……。

 下の空き部屋使って原稿書きや読書に精進……
 これも嬉しい……。

 ほんと、この2つのおかげで人生が飛躍的に進歩したような気がする。
 ありがとうっ、と、ぺこりと頭を下げてみる。


 

 
 
posted by 石とも at 22:05| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月23日

本は横置き#hack

books.jpg

 この衝撃的な事実に気がついてしまって、なんとかみんなが見たくなるような刺激的なタイトルを考えてみたのだが、ま、そんなに力を入れないことにする。必要な人にはこの情報は引き寄せられていくでしょう。

 もともと、イタリア製のブックタワーという書棚が気になっていて、「読みかけの本や何度も見返したい本を収納するなら横置きのほうがいい」ということに気づいてしまったのだが、値段もはるし、場所もとる。家具は一回買うと、処分も大変だ。

 ふと気がついて、書棚の中身を横にしてみたのである。つ、つかいやすい……。

 これでわかったのだけど、今の書棚というのは、「収納」ではなく、「暫定置き場」なのだね。読んだり調べたり暗記したりして、時間がきたら次の作業にうつるとき、ぱっと置いておく場所がほしい。そのときの場所は、縦置きより横置きのほうが断然とりやすい。

 そして、次の作業をするのに、机の上からあっというまに物がなくなる。なにしろ「積む」だけだから。

 写真では、右の山は本が10冊ぐらい積んであるけど、もう一枚棚板を足して、ブックタワーと同じように一山5冊ぐらいで置いておけたら、理想的なんじゃないかと思うが、今はこれで満足している。

posted by 石とも at 23:57| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月08日

RTM とGTD の連携

 タスク管理ソフトRemember the Milk、ワークフロー・システムGetting Things Done としての使いでは悪い、という記事をウェブで読んだのだが、自分がやっているかぎりそうでもない(今のところベストだし非常に快適)のだが。

 リストにもともとあるin box (受信箱)はそれを利用する。それ以外のデフォルトのリスト(仕事、個人、勉強)などを削除して、「プロジェクト」「次のアクション」「連絡待ち」「やる日が決まっている(原書では”カレンダー”)、「いつかやる」「ゴミ箱(破棄)」を作ればいいだけ。

 タスクの表題以外に細かいメモが書け、Google Calender とiPhone に瞬時に同期できるのはすばらしい。しかもここまでのサービスなら無料。

 カレンダーにはタスクをいちいち落とし込むのでなく、「タスクをこなす時間」というのを作っておき、メールの返事、ブログ、事務作業などを一気に片付けると融通がきく。今もその時間を利用して書いている。うっわー、机がきれい!



posted by 石とも at 21:34| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月07日

Gmail と GTD

 今、デザイナーさんの作業待ちです。

 金曜日、iPhone + Mac 使いのデザイナーさんに、To Do はどう管理しているのか聞いたら、(有名な)「remember the milk」でも、タスクは日日ごとに管理はできないと聞いた。

 公式サイトによると、Google Calender との同期は可能らしい。
http://www.rememberthemilk.com/

 Easy Task Manager を購入しないでぐずぐずしているので(19ドルだし円が強いうちになら買っておけって感じだけど、どうせなら来週新しいPCにインストールしたい。。)ちょいと試してみようか、と思っているうちに、

Gmail とGTD の連携の方法を見つける。
http://d.hatena.ne.jp/hmiyaza1/20070508/1178589997

 これから読みます。

 ところで、「リメンバー・ザ・ミルク=牛乳を忘れない」ってどういう意味?(恥ずかしくて聞けない英語)だと思ってたら、公式サイトにでっかく「これからは牛乳を買うのを忘れません!」って書いてあった。そういうことですか。



posted by 石とも at 13:24| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月05日

iPhone の話ばっかりしそうなので

 聞きたくもない恋人のノロケばっかり聞かされてうんざりするぐらい、iPhone の話ばっかりしそうなので、自粛してました(汗)

 6年ぐらい前に、Mac のあまりのフリーズの多さに疲れ果ててWIN に変わってしまって以来のapple 社製品だが、apple のブランド力はこの持つことのワクワク感にあるね〜、と思い出した。

 さて、今いちばんのお気に入りは、i英辞郎。有料(1000円だったかな?)ですが、これはすごいですね〜

 これあったら、電子辞書いらない。いったい一台でどこまで行ってしまうやら、iPhone。

(追記、LONGMAN の英英辞書アプリもあるのですが、3500円はちょっと高いのでまだ購入していません)




 
posted by 石とも at 22:51| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月02日

「知識社会では、仕事の終わりがどんどんあいまいになってきている」

 そーそーそーそー! と、久々に読み返して膝を打った。

今、この本を読み返しているところです
(↓絶版だけど、とてもいいと思う。同じ訳者の本も出ているようだが)


「たとえば、昔の仕事は『ネジを100本作る』でした。その終わりの区別は誰の目から見ても明らかでした。ネジを100本作れば終わりだし、95本しか作っていなければ終わっていないのです。
 ところが、『クライアントに企画書を作る』の終わりはどこなのでしょうか。10枚作れば終わりなのでしょうか。自分が満足すれば終わりなのでしょうか。上司がOKを出したら終わりなのでしょうか」。(14ページ)


「ビジー・ピープル」一つにしても、終わったとたん次にやりたいことがいっぱい。何これ! って叫びたくなるのは本当。

 というわけで、本日午後はGTDデイ。

「iPhone GTD」で検索するとまだ決定的なものがないようだ。今一つ狙っているソフトがあるが、新しいPCが来るまでガマン(もう、HDがいっぱいで入りません!)



posted by 石とも at 15:39| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年11月13日

PC買い替えか

 毎月1万円ずつ「パソコン貯金」というものをしている。どっかのビジネス系の自己啓発の本に、「ストレスを防ぎたかったら、PCは1年に1度買い換えなさい」と書いてあるのを読み、むべなるかなと思ったからだ。
 今使っているノートPCを使い始めて1年9か月になる。1周年のときはすぎこしてしまった(とくに問題なかったので)。
 しかし最近問題多く(すっごく遅いことがある)、バッテリーは切れてるし、何よりディスプレイの真ん中に横線が入っている! (外付けディスプレイをつけているから、ほとんどノートの方は見ていないのです)。あと、スキャナを机の上に置くようになったので、とっても邪魔(笑)。

 先日DELLのカウンターに行ったところ、私はディスプレイとキーボードは持っているわけだから、PC本体だけあればいいのだが、8万円代で買えるという。や、安い。。。
 PCを1年で買い変えなかったものの、裁断機とスキャナという予想外の出費があったので(7万円!)、PCは諦めていたのだ。

 ノートはどんなに軽いのだって重いし、i-phone 買ったらもう不要という感じもするよね。
 
 



posted by 石とも at 19:24| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年11月09日

人にものを頼む技術

 「人にものを頼む技術」について書いてある本に何冊か目を通す。ちなみにこのあたり。





 うーん、痛い学びだ〜。

 余裕がないから人に頼みたいわけだが、でも、人に頼む(教える、というべき? 権限委任してなおかつ自分の望む通りの結果を出してもらう行動のこと)ときに必要なのは1に忍耐、2に忍耐で、忍耐がもっともできないときにそれを普段よりさらに発揮しなさい、というわけなのね。

 でもまあ、まったくもってそのとおりよね。今まで「ああ、自分がやったほうが早い」って思ってやってしまうこと(忍耐切れ)が、自分の仕事を増やしているのだから。

 よし。(←忍耐してしてしまくろうと決断している)。来週、経理の方を頼んでいる。紹介してくれた人によると、ちょ〜数字に強い人らしい。よいパートナーシップが組めますように。



posted by 石とも at 23:09| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年11月02日

時間軸が書き込まれた手帳が苦手なわけ

 等幅で時間軸を書き込まれた手帳は使いにくい。スケジュールによっては、所要時間30分でもあれこれメモを書いておきたいこともあるし、所要時間5時間でもとくに書くことない場合もある(歌舞伎鑑賞とか(笑))「いちばんメモが必要な場合」を想定して手帳を選んでいくと、かぎりなく大きくなってしまう。

 今の超整理手帳が気に入っているのは、時間の枠が書き込まれていないので、時間の枠を、日によって大きくとったり小さくしたりできること。無駄なスペースができないので、小さな手帳でも間に合う。

 時間というのは、時と場合、その人の思いによって伸び縮みするものだものねえ。「恋の一時間は孤独の千年」とユーミンも歌っているではありませんか?
posted by 石とも at 23:13| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年10月31日

プリントアウトはやっぱりとっとく(というか、本はばらす)

 先日紹介した伊藤和夫先生の「ビジュアル英文解釈」



 を、スキャンしたけど本は捨てず、少しずつクリップにはさんで持ち歩いて読んでいる。

 PDFを読むためには一日中家にはりついていなければならず、iphone をそのために買うというのもなあ、と思って一日延ばしです(いつか買っちゃう気がする今日この頃ではあるが)

 これが、読みやすいのです。

・普通のA4プリントアウトと違って、裏も印刷されている

・表紙がないので、軽い

・必要な部分だけばらして持ち歩ける

・マーカーなど入れるのは本当に手軽。
(重要なことを書き込みしたらそのページをまたスキャンすればよい)

・クリップでとめて書棚に並べておくと、意外ときれい。

 とかいうことで、ばらしてスキャンするが、捨てるのはやめた(ただし、明らかにそこまで読み返さないものは捨てる)

 整理Hacks! の基本として、判断する時間を減らすというのがあるが、判断するのは結構大事なことである。資料を「アクティブ」と「デッドストック」に分けるという点で。

 デッドストックしたものをアクティブにしたい場合、もう一度買ってばらして持ち歩くかもしれない(笑)(プリンタでも裏表指定で同じことできるんだけどね)

 最近、もっとも大活躍の文房具は



 普通のダブルクリップなのでした。
posted by 石とも at 07:48| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年10月29日

蛍光ペン・愛の心変わり

 以前おすすめした、消せる蛍光ペンですが、心変わりしてしまいました。。。

 ステッドラーの、これです。



 書類をPDFしまくってから、蛍光ペン使う機会そのものが減ってるんですが、六本木の千葉敦子も通った文房具屋・ラピスラズリ(六本木で1975年オープン。ヒルズに組み込まれているが旧日産ビルの1階)で一度試して、「なんて気持ちいいの!」と3本お買い上げ。

 クレヨン型の蛍光ペンで、書き味が気持ちいいゆえに、「何かマークするものないか?」と探してしまう(笑)
 書類に生真面目な線をひくというより、ハートとかおひさまのマークを描いて書類を目立たせるとよさそう(普通のオフィスでは許されないかもしれませんが、そういう会社の方が伸びる?)



posted by 石とも at 01:50| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

3×5のメモ用紙

 書棚に眠っていたこの本、「GTD(Getting Things Done)」と「マインドマップ」が1冊で説明されていて、発行から2年たったけどお得だと思います。



 それに習って、メモ用紙は3×5のメモ用紙に統一しました。取材やセミナーのときは大きなノートを持っていきますが、普通のメモはこれでとります。(統一してから、「超整理手帳」のTo Do や アイディア・ノートはやめました)

クリップメモ用紙.jpg

 で、メモ用紙というのは……

・3×5の情報カードって、コンビニとかですぐ手に入るものではない。
・文房具屋には置いているが、高いメモ用紙は(けちって書かなくなるので)使いでが悪い。

 そこで……

↓こんなのバナー貼ってそうそう売れるとも思いませんが。。。


家に裁断機があると、メモ用紙の大きさをそろえるのは簡単です。

普通のメモ帳.jpg

 普通のメモ用紙が。。。

35box.jpg

 かっこいい、3×5カードに早変わり。(ボックスの中にある4色のやつは、もったいなくて使えないのでいつまでもある)

desktop.jpg

 仕事中は、こんなふうに机の上にカードがたまっていきます。To Do とか、スケジュールの補足とか、新しいアイディアとかひらめいたらすぐ。

 1日たったら、スキャンして、捨てます。



posted by 石とも at 00:43| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年10月25日

悩ましのiphone

 携帯にこる癖は全然ないのだが、整理Hacks! 読んでいるとアイフォンが欲しくなってくるのは確かだ。

なんか、売れてる(ちょっと嬉しい)


 私がどれぐらい携帯に興味がないかというと、先日、私の携帯を見た人に、「石ともさんの携帯、アンテナがあるんですね」としげしげ見られてしまった。今、アンテナ立てないんですか? そういえば誰もやってないよなーとそのとき気づいた。

 で、いいかげん変えてもいいよなと思って販売店に行ってみたが、こういう多機能の機械というのは悩ましい。
 まあいろいろついてるんだろうとは思ったが、まさかボイス・レコーダーがついてるとは! えーん、今のボイストレックも気に入っているので、機械が2台になるとますますカバンが重くなる。

 本当は機械というのは単機能がいい気がする。いちばん壊れにくいし、使い勝手もよい。

 効率アップのための道具ばっかり買ってそのこと自体に時間かかってるようじゃ本末転倒だしねえ。(リピート・フレーズ)。



posted by 石とも at 22:14| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

悩ましのアーロン・チェアー

 先週、「ビジー・ピープル」の発送が一息ついた時点で、猛烈に腰が痛くなった。やっぱりストレスかけてたんだと思う(呼吸が浅くなる)。
 リンパマッサージの先生には「今まで来た中で(もう4年も通ってる)最悪です」といわれ、翌日行った整体のマコト先生にも「肋骨が詰まっちゃってる。これじゃ中が全然機能しないよ」という状態だった。

 どれぐらい背中が痛かったというと、椅子が見たくないのである。座りたくないから。
 なんかひどい話だけど、ローフードをやる前は、月に2回ぐらいはこういう状態だったのだ。六本木に出てきてすぐこうなって、はうように整形外科に行ったことを覚えてるな〜。

 あーもうこれはアーロン・チェアか? と、ちらりと頭をかすめた。
 これです。
http://www.hermanmiller.co.jp/product/aeron.html

 アーロン・チェアというのは、28歳で年収一億円がウリの川島和正さんや「1日30分を続けなさい」の古市幸雄さんが強力推奨しているオフィス・チェアである。とってもいいお値段なのだが(新品13万、中古で5万)川島さんは著書の中で「中古で買いなさい、中古なら買った値段でそのまま売れる」と書く懇切丁寧ぶり。


↓この本は「Fit For Life」の初版が書かれた1980年代のナチュハイ理論をそのまま転記しているため、レビューで「たわしさん」に突っ込まれていますが、アルカリ性の消化液は存在するし(唾液)、人間の胃は全部が酸性ではない(上部のPHは5~6)という話をしないと現代のナチュハイ理論は始まりません。


 エニウェイ。

「何に投資する、って株より何より疲れにくくて仕事の効率が上がる椅子でしょ」
 という主張は全面賛成するが、今までどんなにいい椅子でも、痛くなるものはやっぱり痛くなるのだ。反対に、のっているときは別にどんな椅子でも痛くならない。ピンクの『ローフード』の本はダイニング用の固い木の椅子に座って書いた。

 今年の正月のイケアで、「さすがにもうちょっといい椅子に座ろうよ」と思って、ひじかけつきのオフィスチェアを買った。ちょっと嬉しかった、重役になったみたいで(ひとりしかいないじゃん)。

 でも、ほんとうにほんとうにあの腰の痛さは「何に変えても消えるなら」という気になる。というわけで、腰をさすりながら、東急ハンズに行ったら、あった。
 ハンズには工夫されまくったオフィス・チェアがずらりと並んでいて、アーロンはかなりすみのほう。でも、確かに座ってみるとすごいのだ。デザインもとってもシック。

 東急ハンズの人によると、アーロン・チェアが有名になったのは航空管制官の椅子として採用されてからそうだ。確かに座りっぱなしだけどミスしちゃいけないお仕事ねー。

 サイズがいくつかあるということで、ショールームにまで電話をかけたのだが、幸いにも腰痛はすっかり治ってしまい、こうなってくると椅子なんか見に行く時間が惜しくて、今はIKEAのオフィス・チェアに座ってがんがんこれを書いている。

 効率アップのための道具ばっかり買ってそれに時間かかってるようじゃ本末転倒だしねえ。

 でも、あのお尻が包まれる感覚はなかなかだった(ちなみに金属メッシュでできており、座りっぱなしでも熱を発散する)、その存在を知ってしまった以上、悩まし。



posted by 石とも at 21:51| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

超整理手帳バーティカル

 コロンブスの卵というかなんというか。発売15年もたって、今年突然現れた、超整理手帳バーティカル。ほんと、どうして今までなかったんだろう。



 で、ものすごく便利そうなので買いたいのだが、なぜか年間スケジュールだけのリフィルを売っていない。うーん、やだなー。私はTo Do リストもアイディアノートも使わないから、ついてきほしくないのだ。

 ふと気がついて……。

vertical.jpg

 今までの手帳を、バーティカルに使ってみた!

 各日付の中は方眼なのだから、縦に使っても横に使ってもかまわないはず。
 この使い方をすると、日付が右→左に移動していくのだが、日本人のバーティカル(縦書き)はもともと右→左なのだから、目が慣れていてよい。昨年までのリフィルと同じ向きを保つことができるし。

 このバーティカルは、「パソコンを置いている机ではこの方が開きやすい」という発想から今年(2010年版)から販売が始まったそうだが、机の上でも確かに非常に開きやすいし(場所をとらない)、もっと開きやすさを実感するのは電車のなかだ。あまり手帳を開かなくても中身が読めるし、手帳を反対側に折ると安定するので、書き込みが非常にしやすいのである。

 ……ほれました〜。





posted by 石とも at 00:09| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年10月19日

SugarSync 導入

 『整理Hacks!』読んで、書類整理、ここまでたどりついた。

http://www.sugarsync.com/

うわわわ〜〜、これはすごいです。
 自分のデスクトップ、マイドキュメント、マイピクチャ、マイミュージックをサーバにあげて、更新すれば自動的にバックアップも更新してくれるというもの。
 データが2G以下であれば、無料。(私は4.5Gぐらいあって、毎月4ドル払うことになった)

 これなら本当にどこに行っても大丈夫。
posted by 石とも at 00:38| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年10月08日

すっかり整理好きな人

 それは、今朝の投稿でも書いたが、「帰る場所」をしっかり作ることを学んだので自動的にばんばん手が動くようになったということなのだが。
 「ビジー・ピープル」の発刊が終わったので、書類の片付けがしやすくなったというのもある。
 さらに、納品だの請求だのの書類作りで最初につまづくと後が大変なので、しっかりシステムづくりをしているというのもある。

 とまれ。

 超整理手帳のリフィルをどう保管するかというのが懸案だったのだが、

デラクリップ.jpg

LIHIT の デラクリップ

というのを使ったらとてもうまくいった(このクリップもだいぶ前に買って持ち腐れていた)。

上記をリンクしてもらうとわかるが、

e449-05_2.jpg
 こんなことしたり……、

e449-05_3.jpg
 こんなことしたり……、

 できるらしい(考え付かなかった)。

デラクリップ2.jpg
 宅配の伝票は穴がやぶれやすいしさっととじたいので、やっぱりデラクリップで。

ラベル.jpg
 コクヨ インデックスラベル
.
ごく普通のラベルですが、こんなの買ってあちこちらべリング。
posted by 石とも at 13:50| 仕事術・文房具・オフィス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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